直接会わずに対話ができ、迅速な対応ができるのが電話のメリットですが、顔が見えないために誤解を生じやすいツールでもあります。
心を込めて明るく、丁寧に話すと同時に、重要な情報はメモを取り、復唱して確認することでミスを防ぎましょう。
おさえておきたい基本マナー
【受け答え全般】
・心を込めて丁寧に、はっきりと話す。
・メモと筆記用具は常に手元に準備し、日時・電話番号など、重要な情報はメモを取り、復唱して確認する。
・相手の声が聞き取りづらい時には、「恐れ入ります、電話が遠いようでございます。お名前をもう一度お聞かせいただけますか」と伝え、あいまいな対応はしない。
【電話を受けるとき】
・3コール以内に取る。それ以上の場合は「お待たせいたしました」と一言添える。
・まず自分が名乗る。
・聞き取りづらい場所にいる場合は、事情を話して自分からかけ直す。
・かけたほうが切るまで切らない。電話はかけたほうが先に切るのが原則。
【電話をかけるとき】
・あらかじめ用件を整理し、メモにまとめておく。
・始業直後や昼休み、終業直前、夜遅い時間は避ける。
・周囲が騒がしくないところでかける。
・携帯電話からかけるときは、電波状況がよい場所からかける。
・まず自分から名乗り、相手の部署名・名前を伝えてつないでもらう。
・話が長くなりそうな場合は、相手の都合をうかがう。
◾️ 取引先からの電話を取り次ぐ
自分：はい、株式会社△△△△でございます。
相手：株式会社○○○○の◇◇と申します。いつもお世話になっております。
自分：こちらこそ、お世話になっております。
相手：■■様はいらっしゃいますでしょうか？
自分：申し訳ございません。■■はあいにく席を外しておりますので、戻り次第折り返しご連絡するよう伝えます。恐れ入りますが、電話番号を教えていただけますでしょうか。
相手：ありがとうございます。電話番号は△△-△△△△-△△△△、株式会社○○○○の◇◇です。
自分：復唱いたします。△△-△△△△-△△△△、株式会社○○○○の◇◇様でよろしいでしょうか。
相手：はい、間違いありません。
自分：では、■■に申し伝えます。私、××が承りました。
相手：××様ですね。よろしくお願いいたします。失礼いたします。
自分：失礼いたします。
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